Privacybeleid

Inleiding

Als onderdeel van onze dagelijkse zakelijke activiteiten moeten we persoonsgegevens van onze (potentiële) cliënten verzamelen om ervoor te zorgen dat we hen onze producten en diensten kunnen aanbieden, en kunnen voldoen aan hun behoeften bij het aanbieden van deze producten en diensten en het verstrekken van de bijbehorende informatie.

Uw privacy is uiterst belangrijk voor ons en het is ons beleid om de vertrouwelijkheid van gegevens en de privacy van individuen te respecteren. Dit privacybeleid vermeldt hoe XM Global Limited (het 'bedrijf' of 'XM Global') de door u of een derde verstrekte persoonsgegevens in verband met het aanbieden van onze diensten aan u verzamelt, gebruikt en beheert of die we verzamelen als gevolg van uw gebruik van onze diensten en/of website (i.e. www.xm.com) en/of andere gerelateerde websites en toepassingen, waaronder onder andere de ledensectie van het bedrijf. Het privacybeleid informeert u ook over uw rechten in verband met het verwerken van uw persoonsgegevens.

Ons privacybeleid wordt regelmatig herzien in verband met nieuwe wetten en technologieën, wijzigingen in onze activiteiten en procedures en om te garanderen dat het is afgestemd op de veranderende regelgevende omgeving. Eventuele persoonsgegevens die we bewaren vallen onder ons meest recente privacybeleid.

Let erop dat indien u een bestaande en/of voorgaande medewerker, sollicitant of externe kracht bent van het bedrijf of een externe dienstverlener, uw persoonsgegevens worden gebruikt in verband met uw arbeidscontract of contractuele relatie.

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerkingsactiviteiten die worden uitgevoerd door XM Global in verband met de persoonsgegevens van zijn (potentiële) cliënten, websitebezoekers en medewerkers. Dit privacybeleid is niet van toepassing op websites die worden beheerd door andere organisaties en/of derden.

Wie we zijn

XM Global Limited heeft een vergunning van en wordt gereguleerd door de Financial Services Commission ('FSC') onder licentienummer 000261/397, met hun statutaire zetel aan Suite 101, 63 Eve Street, Belize City, Belize.

XM Global Limited maakt deel uit van de XM Group. Elke entiteit van de XM Group hanteert haar eigen privacybeleid. Dergelijke entiteiten beheren hun eigen websites en daarom moet u, indien u bent geïnteresseerd in hoe dergelijke entiteiten hun persoonsgegevens verwerken, hun bijbehorende privacyverklaringen op hun specifieke websites bekijken.

Het beschermen van de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens en uw privacy

Het bedrijf respecteert de privacy van gebruikers die zijn website(s) gebruiken, en zal daarom alle redelijke stappen ondernemen om bestaande en potentiële cliënten, aanvragers en websitebezoekers te beschermen.

Het bedrijf bewaart persoonsgegevens van bestaande en potentiële cliënten in overeenstemming met de geldende wetgeving en richtlijnen voor gegevensbescherming.

We hanteren de vereiste en toepasselijke technische en organisatorische maatregelen en procedures om ervoor te zorgen dat uw gegevens te allen tijde veilig zijn. We trainen al onze medewerkers regelmatig en maken hen ervan bewust dat het bewaren, beschermen en respecteren van uw persoonsgegevens en privacy uitermate belangrijk is. We nemen inbreuk(en) op iemands privacy uiterst serieus en zullen daarbij toepasselijke disciplinaire maatregelen opleggen, waaronder ontslag wanneer dit nodig is. De persoonsgegevens die door u aan ons worden vertrekt wanneer u zich registreert als gebruiker van de website(s) van het Bedrijf of van onze diensten, worden gezien als geregistreerde informatie, die op verschillende manieren beschermd wordt. U heeft toegang tot uw geregistreerde informatie door in te loggen op de Ledensectie met een gebruiksnaam en wachtwoord dat door u gekozen is. Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alleen u dit wachtwoord kent en dat dit niet bij iemand anders bekend wordt. Geregistreerde informatie wordt beveiligd opgeslagen op een veilige locatie en alleen bevoegde medewerkers hebben hier toegang toe, middels een gebruikersnaam en een wachtwoord. Alle persoonsgegevens worden aan het Bedrijf overgedragen via een beveiligde 128-bit SSL-verbinding, dus alle nodige maatregelen worden genomen om te zorgen dat onbevoegde partijen geen toegang hebben tot deze informatie. Ook persoonsgegevens die niet vallen onder geregistreerde informatie worden bewaard op een veilig plek en zijn alleen toegankelijk voor bevoegde personen middels een gebruikersnaam en wachtwoord.

Het overdragen van informatie via het internet is niet altijd compleet veilig, maar het bedrijf probeert uw persoonsgegevens te beschermen door robuuste voorzorgsmaatregelen toe te passen. Zodra we uw gegevens hebben ontvangen, zullen we procedures en veiligheidsoplossingen inzetten om onbevoegde toegang te voorkomen.

Persoonsgegevens die we verzamelen

Om een rekening bij ons te kunnen openen, moet u eerst een registratieformulier volledig invullen en bij ons indienen. Bij het invullen van dit registratieformulier wordt u verzocht om persoonsgegevens te vermelden, om ervoor te zorgen dat het bedrijf uw aanmelding volgens de geldende wetgeving en richtlijnen kan beoordelen. Het bedrijf kan deze gegevens ook gebruiken om u te informeren over zijn diensten.

De gegevens die we van u verzamelen omvatten het volgende:

• volledige naam, woonadres en contactgegevens (bv. e-mailadres, telefoonnummer en fax etc.);

• geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, burgerschap;

• informatie over uw inkomen en vermogen, waaronder gegevens over uw bron van inkomsten, activa en passiva, bankrekeninggegevens, handelsverklaringen, FATCA- en CRS-gegevens en financiële overzichten;

• saldo's van handelsrekeningen, handelsactiviteiten, uw aanvragen en onze responsen;

• informatie over of u een prominente publieke functie (PEP) bekleedt;

• beroeps- en arbeidsgegevens;

• authenticatiegegevens (bv. handtekening);

• locatiegegevens;

• handelsprestaties, -kennis en -ervaring;

• verificatiegegevens, waaronder gegevens die zijn vereist voor het verifiëren van uw identiteit, zoals uw paspoort- of rijbewijsgegevens (voorbeelden omvatten ook achtergrondgegevens van u die we ontvangen vanuit openbare bestanden of andere instanties die niet aan ons verbonden zijn); bovendien kunnen we andere identificeerbare gegevens verzamelen, waaronder identificatie- en/of paspoort-/belastingnummers;

• alle andere gegevens die doorgaans worden gebruikt om u te identificeren en uw handelservaringen die van belang zijn voor onze dienstverlening aan u;

• activiteiten en bewegingen op de website.

We verkrijgen deze gegevens op een aantal manieren via uw gebruik van onze diensten, waaronder een van onze websites, apps, de toepassingen bij het openen van een rekening, onze registratieformulieren voor demorekeningen, aanmeldformulieren voor webinars, abonneren voor nieuwsupdates en vanuit informatie die wordt ingediend via de continue communicatieberichten van de klantenservice. We kunnen deze gegevens ook van u verzamelen via derden, zoals openbaar toegankelijke bronnen. We houden ook bestanden bij over uw handelsgedrag, waaronder gegevens in verband met het volgende:

• producten die u bij ons belegt en hun prestaties;

• historische gegevens over de transacties en beleggingen die u heeft uitgevoerd, waaronder de geïnvesteerde bedragen;

• uw voorkeur voor bepaalde soorten producten en diensten.

We kunnen u ook van tijd tot tijd om andere vrijwillige gegevens vragen (bv. via marktonderzoek of vragenlijsten).

Indien u deze informatie liever niet deelt en we hebben deze gegevens wel nodig voor een specifiek(e) product of dienst, is het mogelijk dat we dit aangevraagde product of deze dienst niet kunnen aanbieden.

We kunnen communicatieberichten, die we elektronisch, telefonisch, persoonlijk of anderszins versturen in verband met de diensten die we u aanbieden en uw zakelijke relatie met ons, bewaren. Deze bestanden zijn uitsluitend ons eigendom en bestaan uit bewijs van de berichten tussen ons. Dergelijke telefonische conversaties kunnen worden opgenomen zonder het gebruik van een waarschuwingstoon of andere kennisgeving. Als u daarnaast een van onze kantoren of gebouwen bezoekt, is het mogelijk dat ons cameratoezicht (CCTV) u opneemt.

Ongevraagde persoonsgegevens

Indien we persoonsgegevens van een individu ontvangen die ongevraagd zijn en niet vereist voor het aanbieden van onze diensten, zullen we deze gegevens zorgvuldig vernietigen (op voorwaarde dat het rechtmatig en billijk is om dit te doen).

Bij XM gebruiken we YouTube voor het hosten, leveren en weergeven van onze corporate videocontent en gerelateerd nieuws. Voor meer informatie kunt u de servicevoorwaarden van YouTube en het privacybeleid van Google lezen.

Sollicitanten

Persoonsgegevens worden in personeelsbestanden of het systeem van personeelszaken opgeslagen. We hebben een afzonderlijke geheimhoudingsovereenkomst voor medewerkers, die bij de werving aan u wordt verstrekt. De volgende soorten gegevens van relevante personen kunnen door het bedrijf, indien toepasselijk, worden bewaard:

• naam, adres, telefoonnummers, geboortedatum, e-mailadres, geslacht, burgerlijke staat etc.;

• Cv's en andere gegevens die tijdens het werven worden verzameld;

• referenties van vorige werkgevers;

• nationale verzekeringsnummers;

• gegevens over strafrechtelijke veroordeling(en);

• functies, functiebeschrijvingen en loonschalen;

• het nagaan van onder andere schriftelijke aanbevelingen en disciplinaire maatregelen;

• interne prestatiegegevens;

• medische of gezondheidsgeschiedenis/-gegevens;

• burgerservicenummers;

• algemene arbeidsvoorwaarden;

• opleidingsgegevens.

Daarnaast kunnen we u verzoeken om andere persoonsgegevens indien we dit noodzakelijk achten voor de werving.

Indien u niet succesvol bent bij het krijgen van een baan, verzoeken we u om toestemming voor het bewaren van uw gegevens indien er een andere vacature in het bedrijf vrijkomt, en waarvan wij denken dat u daarvoor in aanmerking komt. U kunt op elk gewenst moment uw toestemming hiervoor intrekken en dit zal geen enkele gevolgen hebben.

Rechtmatige basis voor het verwerken van uw persoonsgegevens en doeleinden

We kunnen uw persoonsgegevens op de volgende gronden en voor de volgende doeleinden verwerken:

1. Uitvoeren van een contract

   We verwerken persoonsgegevens om onze diensten en producten aan te kunnen bieden, alsmede informatie over onze producten en diensten die is gebaseerd op de contractuele relatie met onze cliënten (i.e. voor het nakomen van onze contractuele verplichtingen). Bovendien vindt het verwerken van persoonsgegevens plaats om onze registratie-/goedkeuringsprocedures van cliënten te voltooien.

   In verband met het bovenstaande moeten we uw identiteit verifiëren om u als cliënt te accepteren. We hebben deze gegevens nodig om uw handelsrekening effectief te beheren en ervoor te zorgen dat u van ons de best mogelijke dienstverlening ontvangt. Dit kan betekenen dat derden krediet- of identiteitscontroles namens ons uitvoeren. Het gebruiken van uw persoonsgegevens is voor ons noodzakelijk om te weten wie u bent, aangezien we een wettelijke verplichting hebben om te voldoen aan het beleid ‘Ken uw klant’ en de regelgevende vereisten rondom de due diligence bij de cliënt.

2. Naleving met wettelijke verplichting

   Er zijn een aantal juridische verplichtingen die zijn opgelegd door de relevante wetten waar we onder vallen, alsmede specifieke regelgevende vereisten (bv. anti-witwaswetgeving, wetten voor financiële diensten, privacy- en belastingwetgeving). Er zijn ook diverse toezichthoudende instanties (bv. de FSC) van wie hun wetgeving en vereisten op ons van toepassing zijn. Dergelijke verplichtingen en vereisten zorgen ervoor dat we noodzakelijk verwerkingsactiviteiten voor persoonsgegevens moeten uitvoeren omtrent kredietcontroles, identiteitsverificatie, betalingsverwerking, naleving van gerechtelijke bevelen, belastingwetgeving of andere rapportageverplichtingen en anti-witwascontroles.

   Deze verplichtingen zijn op verschillende momenten van toepassing, waaronder bij het registreren/accepteren van cliënten, betalingen en systematische controles voor risicobeheer.

3. Voor de doeleinden van het beschermen van rechtmatige belangen

   We verwerken persoonsgegevens om de rechtmatige belangen waar wij of een derde aan wil(len) voldoen te beschermen. Een rechtmatig belang bestaat uit een zakelijke of commerciële reden om uw gegevens te gebruiken. Desondanks moet het niet onrechtvaardig ingaan tegen wat juist en het beste voor u is. Voorbeelden van dergelijke verwerkingsactiviteiten bestaan uit het volgende:

   • het indienen van vorderingen en het voorbereiden van onze verdediging bij juridische processen;

   • middelen en processen die we toepassen om voor de IT- en systeembeveiliging van het bedrijf te zorgen, het voorkomen van mogelijke misdrijven, beveiliging van activa, toegangscontroles en afschermen van verboden terreinen;

   • het installeren van cameratoezichtsystemen (bv. voor het beveiligen van onze gebouwen);

   • maatregelen om ons bedrijf te leiden en voor het verder ontwikkelen van onze producten en diensten;

   • het delen van uw persoonsgegevens binnen de XM Group voor het bijwerken/verifiëren van uw persoonlijke informatie volgens het geldende nalevingskader voor anti-witwaspraktijken;

   • risicobeheer.

4. U hebt toestemming verleend

   Het opslaan en gebruiken van uw persoonsgegevens gebeurt op basis van uw toestemming (buiten de vermelde redenen of zoals geïmpliceerd in dit beleid indien uw toestemming niet is vereist). U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken; het verwerken van persoonsgegevens vóór het ontvangen van uw herroeping wordt niet beïnvloed.

5. Voor het beoordelen van de toepasselijkheid van onze diensten/producten voor cliënten

6. Om u producten en diensten te bieden of informatie hierover te geven en uw doorlopende behoeften te beoordelen

   Zodra u succesvol een handelsrekening bij ons hebt geopend of u heeft aangemeld voor een update of webinar, moeten we uw persoonsgegevens gebruiken om onze diensten uit te voeren en te voldoen aan onze verplichtingen tegenover u. Het dient ook onze rechtmatige belangen om ervoor te zorgen dat we de beste producten en diensten leveren, waardoor we periodiek op basis van het herzien van uw behoeften garanderen dat u kunt profiteren van onze best mogelijke producten en diensten.

7. Ons helpen bij het verbeteren van onze producten en diensten, waaronder onze klantenservice, en nieuwe producten en diensten ontwikkelen en lanceren

   We kunnen van tijd tot tijd door u ingediende persoonsgegevens toepassen via uw gebruik van de diensten en/of cliëntenquêtes om ons te helpen bij het verbeteren van onze producten en diensten. Het dient onze rechtmatige belangen om uw persoonsgegevens op deze manier te gebruiken om de hoogste normen te handhaven bij het aan u bieden van onze producten en diensten en om marktleider te blijven in de sector van financiële diensten.

   Iedere keer wanneer u op onze website komt, volgen we uw activiteiten en gedrag tijdens uw bezoek op onze website. Met de gegevens die we daaruit verkrijgen kunnen we zorgen dat u beter geholpen wordt wanneer u hulp of advies nodig heeft bij het gebruik van onze website. Deze informatie kan niet worden gebruikt om u te identificeren.

8. Uw profiel samenstellen

   We kunnen van tijd tot tijd door u ingediende persoonsgegevens toepassen via uw gebruik van de diensten en/of via cliëntenquêtes om ons te helpen bij het verbeteren van onze producten en diensten. Het dient onze rechtmatige belangen om uw persoonsgegevens op deze manier te gebruiken om de hoogste normen te handhaven bij het aan u bieden van onze producten en diensten en om marktleider te blijven in de sector van financiële diensten.

9. Onderzoeken of oplossen van aanvragen of geschillen

   Het is mogelijk dat we van u verzamelde persoonsgegevens moeten gebruiken om kwesties te onderzoeken of geschillen te beslechten. Het dient onze rechtmatige belangen om ervoor te zorgen dat kwesties en geschillen tijdig en efficiënt worden onderzocht en opgelost.

10. Naleven van geldende wetten, gerechtelijke bevelen, andere juridische procedures of de vereisten van toepasselijke regelgevende instanties

    We moeten mogelijk uw persoonsgegevens gebruiken om te voldoen aan geldende wetten en regelgeving, gerechtelijke bevelen of andere juridische procedures of de vereisten van een toepasselijke regelgevende instantie. We doen dit niet uitsluitend om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, maar ook omdat het onze rechtmatige belangen dient.

11. Enquêtes naar u versturen

    We kunnen u van tijd tot tijd als onderdeel van onze klantenfeedbackprocedure enquêtes versturen. Het dient onze rechtmatige belangen om naar dergelijke feedback te vragen om te proberen onze diensten en producten op een zo hoog mogelijk niveau aan te bieden. We kunnen u echter af en toe verzoeken om ook deel te nemen aan andere enquêtes. Indien u akkoord gaat met het deelnemen hieraan, vertrouwen we op uw toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken die in dergelijke enquêtes worden vermeld. Alle responsen van vragenlijsten die we versturen, voor klantenfeedback of anderszins, worden verzameld en gedepersonaliseerd voordat de resultaten worden gedeeld met derden.

12. Gegevensanalyse

    Onze websitepagina's en e-mails kunnen webbeacons, pixeltags of een ander soort hulpmiddel voor gegevensanalyse bevatten. Hiermee kunnen we de ontvangst van correspondentie volgen en het aantal gebruikers dat onze webpagina heeft bezocht of correspondentie heeft geopend bijhouden. We kunnen uw persoonsgegevens (zoals de handelsgeschiedenis) op anonieme basis (i.e. zonder uw persoonlijke identificatie) met de persoonsgegevens van andere cliënten samenvoegen, zodat een striktere statistische analyse van algemene patronen ertoe kan leiden dat we betere producten en diensten aanbieden.

    Indien uw persoonsgegevens volledig worden geanonimiseerd, gelden er geen wettelijke vereisten aangezien de informatie niet langer persoonlijke gegevens bevat. Indien uw persoonsgegevens niet in geanonimiseerde vorm zijn, dient het onze rechtmatige belangen om voortdurend die persoonsgegevens te beoordelen om ervoor te zorgen dat de producten en diensten die we aanbieden relevant zijn voor de markt.

13. Marketingdoeleinden

    We kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om u via e-mail, telefonisch of andere geaccepteerde vormen marketingberichten (waaronder campagnes op sociale media) te sturen om ervoor te zorgen dat u altijd op de hoogte bent van onze laatste producten en diensten. Indien we u marketingberichten versturen, zullen we dit doen op basis van uw toestemming of indien het onze rechtmatige belangen dient.

    We zullen uw gegevens niet vrijgeven aan derden die ze willen gebruiken om u direct te benaderen.

14. Interne commerciële doeleinden en bijhouden van registers

    We moeten uw persoonsgegevens verwerken voor interne zakelijke en onderzoeksdoeleinden alsmede voor het bijhouden van registers. Een dergelijke verwerking dient onze eigen rechtmatige belangen en is vereist om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Dit kan communicatieberichten tussen u en het bedrijf bevatten in verband met de diensten en producten die we u aanbieden en onze relatie met u. We houden ook registers bij om ervoor te zorgen dat u voldoet aan uw contractuele verplichtingen onder de overeenkomst die onze relatie met u beheerst.

15. Wettelijke mededelingen

    De wet vereist ons vaak om u te adviseren over bepaalde wijzigingen in producten, diensten of wetten. Het is mogelijk dat we u moeten informeren over wijzigingen in de voorwaarden of de eigenschappen van onze producten of diensten. We moeten uw persoonsgegevens verwerken om u deze wettelijke mededelingen te kunnen versturen. U zult deze informatie van ons blijven krijgen, zelfs indien u ervoor kiest om geen direct marketing te ontvangen.

16. Zakelijke herstructurering

    Als we een (gedeeltelijke) zakelijke herstructurering ondergaan, of indien al onze activiteiten worden overgenomen door een derde, moeten we uw persoonsgegevens mogelijk gebruiken in verband met die herstructurering of overname. Een dergelijke toepassing kan het delen van uw gegevens omvatten als onderdeel van due diligence of het vrijgeven onder wettelijke overeenkomsten. Het dient onze rechtmatige belangen om uw gegevens op deze manier te gebruiken, mits we voldoen aan juridische verplichtingen tegenover u.

17. Fysieke beveiliging

    indien u onze terreinen betreedt, kunnen we u om beveiligingsredenen opnemen via ons cameratoezicht (CCTV). We kunnen ook uw gegevens noteren om een register bij te houden van wie op welke dag onze gebouwen binnenkomt. Het dient onze rechtmatige belangen om dit te doen om te zorgen voor een veilige en afgeschermde werkomgeving.

Uw persoonsgegevens vrijgeven

Het bedrijf zal geen vertrouwelijke gegevens van een van zijn cliënten aan een derde vrijgeven, tenzij: (a) voor zover dit is vereist onder geldende wetgeving, richtlijnen of regelgeving; (b) er een verplichting bestaat om deze te openbaren; (c) onze rechtmatige zakelijke belangen dit vereisen; of (d) op uw aanvraag of met uw toestemming of voor personen die in dit beleid worden vermeld. Het bedrijf zal trachten om dergelijke vrijgaven uitsluitend op ‘noodzakelijke’ basis maken, tenzij anderszins geïnstrueerd door een regelgevende instantie. Het bedrijf zal in dergelijke situaties de derde uitdrukkelijk informeren over de vertrouwelijkheid van dergelijke gegevens.

Als onderdeel van het gebruiken van uw persoonsgegevens voor de bovenstaande doeleinden, kan het bedrijf uw persoonsgegevens aan de volgende entiteiten vrijgeven:

• leden van de XM Group, wat betekent dat een van onze uiteindelijke holdings en hun respectievelijke dochterondernemingen dergelijke gegevens kunnen ontvangen;

• onze partners en dienstverleners, voor zakelijke doeleinden, waaronder derden als zakelijke dienstverleners en speciale deskundigen die zijn ingeschakeld voor het aan ons aanbieden van administratieve, financiële, wettelijke, belasting-, nalevings-, verzekerings-, onderzoeks- of andere diensten;

• doorverwijzers van activiteiten waarmee we een wederzijdse zakelijke relatie hebben;

• zakelijke partijen, kredietverstrekkers, rechtbanken, gerechtshoven en regelgevende instanties, zoals wettelijk toegestaan of goedgekeurd;

• betaaldienstaanbieders (PSP's) en/of bankinstanties in verband met kwesties rondom stortingen/opnamen naar/vanaf handelsrekeningen die bij het bedrijf worden gehouden en/of met als doel om een onderzoek te starten daaromtrent (bv. stortingen door derden);

• iedereen die door u is geautoriseerd.

Indien het bedrijf uw persoonsgegevens vrijgeeft aan zakelijke partijen, zoals betaalkaartverwerkende bedrijven of banken, om de door cliënten aangevraagde diensten uit te voeren, kunnen dergelijke derden uw gegevens opslaan om te voldoen aan hun wettelijke en andere verplichtingen.

In het algemeen vereisen we dat organisaties buiten de XM Group die persoonsgegevens verwerken of verkrijgen om de vertrouwelijkheid van dergelijke informatie te bevestigen, het recht op privacy van individuen respecteren en voldoen aan alle geldende gegevensbeschermingswetten en dit privacybeleid. Derde dienstverleners zoals kredietreferentiebureaus (indien en wanneer van toepassing) kunnen namens ons een register bijhouden van dergelijke uitgevoerde onderzoeken en dergelijke zoekgegevens toepassen om andere bedrijven te ondersteunen bij het uitvoeren van hun onderzoeken. Let erop dat het gebruik van uw persoonsgegevens door derden niet valt onder dit privacybeleid en onze privacystandaarden en -procedures.

Cliënten accepteren en gaan ermee akkoord dat het bedrijf van tijd tot tijd de verzamelde gegevens bij het bezoeken van onze website(s) of via andere kanalen, zoals vragenlijsten, kan analyseren, of voor statistische doeleinden kan gebruiken om de zakelijke activiteiten van het bedrijf te verbeteren.

Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

We kunnen uw persoonsgegevens zowel binnen als buiten de Europese Economische Ruimte (EER) overdragen aan andere XM Group-bedrijven, alsmede aan dienstverleners (i.e. Verwerkers). Voor zover we uw gegevens buiten de EER overdragen, garanderen we dat de overdracht wettig is en dat Verwerkers in derde landen verplicht zijn om te voldoen aan de Europese gegevensbeschermingswetten of wetgeving van andere landen die vergelijkbaar is, en dat we passende voorzorgsmaatregelen nemen in verband met de overdracht van uw gegevens onder artikel 46 van de AVG. Indien we gegevens uitwisselen naar verwerkers in de VS, zijn we in sommige gevallen afhankelijk van standaard geldende contractuele clausules, bindende zakelijke voorschriften of andere overeenkomstige voorzorgsmaatregelen die van toepassing zijn.

Volgend op het bovenstaande is het mogelijk dat uw persoonsgegevens worden verwerkt door medewerkers van de XM Group die voor ons werken en daarbij werkzaam zijn in of buiten de Europese Economische Ruimte (EER), een andere XM Group-entiteit of voor een van onze dienstverleners. Deze medewerkers kunnen onder andere betrokken zijn bij het inwilligen van uw verzoeken, het verwerken van uw betaalgegevens en het bieden van ondersteunende diensten. Door uw persoonsgegevens in te dienen, gaat u akkoord met het overdragen, opslaan en verwerken van deze gegevens. Het Bedrijf zal alle redelijke stappen ondernemen die nodig zijn om te garanderen dat uw gegevens zorgvuldig en in overeenstemming met dit Privacybeleid worden behandeld.

Gegevens verzameld via uw gebruik van onze diensten

Op de website(s) van het bedrijf kunnen trackingsystemen uw persoonsgegevens verzamelen om de aan (potentiële) klanten aangeboden diensten te optimaliseren. De website verzamelt op de volgende manieren gegevens:

Cookies

Internetcookies zijn kleine tekstbestanden die vanaf onze website(s) naar uw browser worden verstuurd en bij het gebruik van onze site(s) worden opgeslagen op de harde schijf van uw computer. Ze kunnen een uniek identificatienummer bevatten. Het doel van deze verzamelde informatie is om u een relevantere en effectievere gebruikservaring van onze website(s) te bieden, waaronder het presenteren van onze webpagina's volgens uw behoeften of voorkeuren.

Cookies worden vaak gebruikt op vele websites op het internet en u kunt kiezen of en hoe een cookie wordt geaccepteerd door het wijzigen van uw voorkeuren en opties in uw browser. Het is mogelijk dat u geen toegang heeft tot sommige delen van onze website(s) indien u ervoor kiest om cookies in uw browser te deactiveren, vooral de ledensectie van het bedrijf en andere beveiligde delen van onze website(s). We raden daarom aan om cookies te accepteren om zo te kunnen profiteren van al onze online diensten.

Daarnaast gebruiken we cookies voor remarketingfuncties, zodat we gebruikers kunnen bereiken die eerder onze website(s) hebben bezocht en interesse hebben getoond in onze producten en diensten. We kunnen van tijd tot tijd mogelijk gebruikmaken van externe verkopers, zoals Google en AdRoll, om u onze advertenties verspreid over het internet te tonen, gebaseerd op uw voorgaande gebruik van onze website(s). U kunt zich te allen tijde afmelden voor dit specifieke gebruik van cookies door een bezoek te brengen aan de pagina's Instellingen van Google Ads en Afmelden voor DoubleClick of indien ze later deze faciliteiten updaten.

Het bedrijf past sessie-ID-cookies en permanente cookies toe. Een sessie-ID-cookie vervalt na een bepaalde periode of wanneer het browservenster wordt afgesloten. Een permanente cookie blijft langer op uw harde schijf staan. U kunt permanente cookies verwijderen door de instructies te volgen in het hulpbestand van uw browser.

Voor meer informatie over ons cookiebeleid en hoe onze cookies functioneren, kunt u hier ons cookiebeleid lezen.

Hoe we uw toestemming verkrijgen

Indien ons gebruik van uw persoonsgegevens uw toestemming vereist, wordt dergelijke toestemming verleend in overeenstemming met de uitdrukkelijk vermelde voorwaarden die onze zakelijke relatie beheersen (te lezen op onze website(s) en van tijd tot tijd gewijzigd).

Indien we vertrouwen op uw toestemming als onze wettelijke basis voor het bewaren en verwerken van uw persoonsgegevens, heeft u het recht om die toestemming op elk gewenst moment in te trekken door contact op te nemen via de contactgegevens in dit privacybeleid.

Opslaan van uw persoonsgegevens en bewaarperiode

Het beschermen van de privacy van uw gegevens is uitermate belangrijk voor ons, of u nu persoonlijk contact met ons hebt, telefonisch, via e-mail, het internet of een ander elektronisch medium. We bewaren uw persoonsgegevens zolang we een zakelijke relatie met u onderhouden. Dit gebeurt via een combinatie van veilige computeropslagfaciliteiten, papiergebaseerde bestanden en andere registers. We ondernemen alle vereiste maatregelen om uw persoonsgegevens die we houden te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, bewerking of vrijgave.

Wanneer we van mening zijn dat persoonsgegevens niet langer vereist zijn voor het doeleinde waarvoor ze verzameld zijn, zullen we gegevens die u kunnen identificeren wissen of we zullen de bestanden zorgvuldig vernietigen. Het kan echter noodzakelijk zijn om bestanden voor een bepaalde periode te bewaren. We vallen bijvoorbeeld onder bepaalde antiwitwaswetgeving die vereist dat we het volgende, voor een periode van vijf (5) jaar nadat onze zakelijke relatie met u is beëindigd, bewaren:

Daarnaast worden de persoonsgegevens die we houden in de vorm van opgenomen communicatie, zowel telefonisch, elektronisch, persoonlijk of anderszins, bewaard overeenkomstig plaatselijke regelgevende vereisten (i.e. 5 jaar nadat onze zakelijke relatie met u is beëindigd of langer indien u rechtmatige belangen heeft, zoals het beslechten van een geschil met u). Indien u zich heeft afgemeld voor het ontvangen van marketingberichten, bewaren we uw gegevens op onze weigeringslijst, zodat we weten dat u deze berichten niet wilt ontvangen.

We kunnen uw gegevens langer houden dan 5 jaar indien we deze niet om juridische, regelgevende of technische redenen kunnen verwijderen.

Uw rechten in verband met uw persoonsgegevens

De rechten die u mogelijk heeft in verband met de persoonsgegevens die we van u bewaren, staan hieronder beschreven. U kunt deze rechten uitoefenen door ons een e-mail te sturen naar dpo@xmglobal.com.

Informatie en toegang

Indien u ons hierom verzoekt, zullen we bevestigen of we uw persoonsgegevens verwerken, en zo ja, welke gegevens we verwerken en, indien aangevraagd, u een kopie van die persoonsgegevens (naast bepaalde andere gegevens) leveren. Dit gebeurt binnen dertig (30) dagen vanaf de datum van uw aanvraag. Indien u extra kopieën vereist, is het mogelijk dat we wat administratiekosten in rekening brengen.

Rectificatie

Het is belangrijk voor ons dat uw persoonsgegevens bijgewerkt zijn. We zullen alle redelijke stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens nauwkeurig, compleet en up-to-date zijn. Indien de persoonsgegevens die we van u bewaren niet nauwkeurig of compleet zijn, heeft u recht op rectificatie. Als we uw persoonsgegevens aan anderen hebben vrijgegeven, zullen we hen zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen van deze rectificatie. Indien u ons hierom verzoekt, en indien mogelijk en rechtmatig, zullen we u ook informeren over met wie we uw persoonsgegevens hebben gedeeld, zodat u rechtstreeks contact met hen kunt opnemen.

U kunt ons op elk gewenst moment via e-mail op support@xmglobal.com informeren dat uw persoonsgegevens zijn gewijzigd. Het bedrijf zal daarna volgens uw instructies uw persoonsgegevens wijzigen. Om dergelijke aanvragen in behandeling te nemen, is het soms noodzakelijk om ondersteunende documenten als bewijs mee te leveren, i.e. persoonsgegevens die we vanwege regelgevings- of wettelijke vereisten verplicht zijn te bewaren.

Wissen

U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden te wissen of verwijderen, bijvoorbeeld indien we deze niet langer nodig hebben of als u uw toestemming (indien toepasselijk) intrekt. Hierbij geldt dat we geen wettelijke verplichting hebben om die gegevens te bewaren. Een dergelijke aanvraag valt onder het retentiebeleid waar we aan moeten voldoen onder de geldende wetten en richtlijnen en volgens de sectie 'Opslag van uw persoonsgegevens en retentieperiode'. Als we uw persoonsgegevens aan anderen hebben vrijgegeven, zullen we hen zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen van dit wissen. Indien u ons hierom verzoekt, en indien mogelijk en rechtmatig, zullen we u ook informeren over met wie we uw persoonsgegevens hebben gedeeld, zodat u rechtstreeks contact met hen kunt opnemen.

Verwerkingsbeperkingen

U kunt ons verzoeken om in bepaalde omstandigheden, waaronder indien u betwijfelt of uw persoonsgegevens nauwkeurig zijn of indien u tegen de verwerking ervan bent, het verwerken van uw persoonsgegevens te 'blokkeren' of te stoppen. We blijven uw persoonsgegevens echter bewaren en we zullen u informeren als we niet akkoord gaan met een dergelijke aanvraag tot beperking. Als we uw persoonsgegevens aan anderen hebben vrijgegeven, zullen we hen zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen van deze beperking. Indien u ons hierom verzoekt, en indien mogelijk en rechtmatig, zullen we u ook informeren over met wie we uw persoonsgegevens hebben gedeeld, zodat u rechtstreeks contact met hen kunt opnemen.

Gegevensportabiliteit

U hebt onder de Algemene verordening gegevensbescherming (679/2016) in bepaalde omstandigheden het recht om de door u ingediende persoonsgegevens te verkrijgen (in een gestructureerd, algemeen gebruikt en door een apparaat leesbaar formaat) en deze ergens anders te gebruiken of ons te verzoeken deze over te dragen aan een derde naar keuze.

Bezwaar

U kunt ons verzoeken om te stoppen met het verwerken van uw persoonsgegevens, en dat zullen we doen, indien we:

• afhankelijk zijn van onze eigen rechtmatige belangen of die van iemand anders om uw persoonsgegevens te verwerken, uitgezonderd indien we dwingende wettelijke gronden voor het verwerken kunnen aantonen;

• uw persoonsgegevens verwerken voor direct marketing; of

• uw persoonsgegevens verwerken voor onderzoeksdoeleinden, tenzij we redelijkerwijs van mening zijn dat een dergelijke verwerking noodzakelijk of verstandig is voor de prestaties van een taak die het publieke belang dient (zoals via een regelgevings-/ of rechtshandhavingsinstantie).

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Indien we uitsluitend gebaseerd op een geautomatiseerd proces (bv. geautomatiseerde profilering) een besluit over u hebben genomen, dat invloed heeft op uw vermogen om de diensten te gebruiken of een andere aanzienlijke invloed op u heeft, kunt u verzoeken om geen onderwerp te zijn van een dergelijk besluit, tenzij we u kunnen aantonen dat een dergelijk besluit noodzakelijk is voor het aangaan van, of de prestaties van, een contract tussen u en ons. Zelfs indien een besluit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een contract, kunt u nog steeds bezwaar hiertegen aantekenen en menselijke interventie eisen. We kunnen onze diensten of producten mogelijk niet aan u aanbieden indien we akkoord gaan met een dergelijk verzoek (i.e. zullen onze relatie met u beëindigen).

Ervoor kiezen om u af te melden voor het verzamelen van uw persoonsgegevens

Indien u niet wilt dat we uw persoonsgegevens gebruiken, kunt u het bedrijf hierover informeren via dpo@xmglobal.com. Indien u hiertoe besluit, kunnen we mogelijk niet meer door u gewenste informatie, diensten en/of producten aanbieden en hebben we hieromtrent geen enkele aansprakelijkheid meer tegenover u.

Juridische disclaimer

Het bedrijf kan uw persoonlijk identificeerbare gegevens vrijgeven zoals vereist door de richtlijnen en regelgeving en indien het bedrijf van mening is dat vrijgave noodzakelijk is om onze rechten te beschermen of te voldoen aan andere activiteiten, gerechtelijke bevelen, juridische processen tegen of onder overheids-, intergouvernementele of andere regelgevende instanties. Het bedrijf is niet aansprakelijk voor misbruik of verlies van persoonsgegevens of anderszins op de website(s) van het bedrijf, waar het bedrijf geen toegang toe had of het beheer over heeft. Het bedrijf is niet aansprakelijk voor onwettig of ongeautoriseerd gebruik van uw persoonsgegevens als gevolg van misbruik of verkeerd plaatsen van uw wachtwoorden, nalatige of kwaadaardige tussenkomst of anderszins door u of als gevolg van uw handelingen of nalatigheden of een persoon die door u is geautoriseerd (of die autorisatie nu is toegestaan onder de voorwaarden van onze juridische relatie met u of niet).

Wijzigingen in dit privacybeleid

Ons privacybeleid wordt van tijd tot tijd herzien in verband met nieuwe wetten en technologieën, wijzigingen in onze activiteiten en procedures en om te garanderen dat het van toepassing blijft op de veranderende omgeving.

Indien we ons privacybeleid wijzigen, zullen we deze veranderingen op de verklaring van het privacybeleid vermelden, alsmede op andere plekken die we van toepassing achten om u te informeren over de gegevens die we verzamelen, hoe we deze gebruiken en onder welke omstandigheden, indien van toepassing, we ze vrijgeven.

Indien u een klacht heeft

Indien u zich zorgen maakt over een aspect van ons privacybeleid kunt u een klacht indienen. Deze wordt zo spoedig mogelijk in behandeling genomen. U kunt uw klacht indienen via complaints@xmglobal.com.

Contact opnemen

Indien u vragen heeft over dit privacybeleid, kunt u ons een e-mail sturen naar support@xmglobal.com of op dpo@xmglobal.com.